Bilgi Sistemleri Yönetimi ve Denetimi

Bilgi Sistemlerine Giriş

Bilgi Sistemlerine Giriş

Bilgi sistemleri yönetimi ve denetimi dersinin ilk adımı, “bilgi sistemi” kavramının neyi ifade ettiğini sağlam biçimde anlamaktır. Çünkü sonraki bütün başlıklar; yönetişim, strateji, kontrol, risk, denetim, mevzuat ve etik gibi alanlar bu temel tanımın üzerine kuruludur. Bir sistemin ne olduğu anlaşılmadan, o sistemin nasıl yönetileceği veya nasıl denetleneceği de sağlıklı biçimde kavranamaz.

1) Bilgi Sistemi Kavramı

Bilgi sistemleri, en genel anlamıyla işletmelerde planlama, kontrol, analiz ve karar vermede kullanılmak üzere bilgi toplama, bilgiyi işleme, bilgiyi saklama, bilgiyi kullanma ve bilgiyi yayma amacıyla birlikte çalışan ilişkili unsurlar bütünüdür. Bu tanım bize bilgi sistemlerinin yalnızca teknik araçlardan ibaret olmadığını, aksine birbiriyle bağlantılı unsurların ortak işleyişiyle anlam kazandığını gösterir.

Bilgi sistemleri aynı zamanda bilgi teknolojileri ile kullanıcıların etkileşimde bulunduğu yönetsel ve karar destek sistemleridir. Dolayısıyla burada sadece bilgisayar, yazılım ya da ağ altyapısı değil; bu sistemleri kullanan, yöneten, yorumlayan ve bunlardan karar üretmek için yararlanan insanlar da sistemin ayrılmaz parçasıdır.

2) Bilgi Sistemlerinin Temel İşlevi

Bilgi sistemlerinin temel işlevi; planlama, kontrol, analiz ve karar verme için veri ve bilgileri toplamak, işlemek, kaydetmek, dönüştürmek ve yaymaktır. Bu işlev sayesinde dağınık halde bulunan ham veriler, karar vericilerin kullanabileceği anlamlı bilgiye dönüşür.

İşletmeler açısından asıl mesele veri yığınına sahip olmak değil, doğru veriyi doğru zamanda anlamlı bilgiye dönüştürebilmektir. Bilgi sistemleri bu dönüşüm sürecinin omurgasını oluşturur. Bu nedenle bilgi sistemleri, yalnızca teknik operasyonları yürüten bir destek alanı değil; doğrudan yönetim kalitesini ve kararların doğruluğunu etkileyen stratejik bir yapı olarak değerlendirilmelidir.

3) Bilgi Sistemlerinin Amacı

Bilgi sistemlerinin amacı, işletmelerde ihtiyaç duyulan bilgiyi güvenilir bir şekilde, gerektiği zamanda ve gerektiği yerde sunabilmektir. Burada üç kritik vurgu vardır: doğruluk, zamanlama ve erişilebilirlik. Bilgi doğru olabilir ama geç ulaşırsa değer kaybeder. Bilgi hızlı olabilir ama güvenilir değilse yanlış karar doğurur. Bilgi sistemlerinin başarısı, bu üç boyutu birlikte sağlayabilmesinde yatar.

Bu yüzden bilgi sistemleri sadece veri depolayan yapılar değildir. Onlar, işletmenin ihtiyaç duyduğu bilgiyi karar anında erişilebilir hale getiren, iş süreçlerini destekleyen ve yönetsel kararların kalitesini artıran yapılardır.

4) İçsel ve Dışsal Veri Kullanımı

Bilgi sistemleri, işletmelerde içsel olarak oluşturulan ve üretilen bilgiler ile dışsal olarak elde edilen bilgileri kapsar. İçsel veriler; satış kayıtları, muhasebe verileri, personel bilgileri, operasyonel kayıtlar gibi işletmenin kendi bünyesinde ürettiği verilerdir. Dışsal veriler ise piyasa verileri, mevzuat değişiklikleri, ekonomik göstergeler, müşteri eğilimleri veya tedarikçi bilgileri gibi işletme dışından elde edilen bilgilerdir.

Bilgi sistemleri bu iki veri kaynağını birlikte işleyerek anlamlı bilgilere dönüştürür. Böylece işletmenin yalnızca kendi iç işleyişini değil, dış çevre ile ilişkisini de daha sağlıklı yönetmesine katkı sağlar.

5) Karar Destek Boyutu

Bilgi sistemleri, planlama, kontrol, analiz ve karar verme süreçlerine hizmet eder. Özellikle yöneticiler açısından bilgi sistemlerinin değeri, karar kalitesine yaptığı katkıda ortaya çıkar. Çünkü işletmede sağlıklı karar vermek, doğru bilgiye dayanmayı gerektirir.

Dağınık, eksik, güncel olmayan veya güvenilirliği tartışmalı bilgiler üzerinden doğru karar üretmek mümkün değildir. Bu nedenle bilgi sistemleri, yönetsel karar destek sistemleri olarak değerlendirilir. Buradaki esas mantık, veriyi doğrudan kararın kendisine değil; kararı destekleyen bilgiye dönüştürmektir.

6) Bilgi Teknolojisi ile Bilgi Sistemi Arasındaki İlişki

Bilgi teknolojisi ile bilgi sistemi aynı şey değildir. Bilgi teknolojisi; yazılım, uygulama, donanım ve altyapı gibi teknik unsurları ifade eder. Bilgi sistemi ise bu teknik unsurların, insan ve yönetsel süreçlerle birlikte çalıştığı daha geniş bir yapıdır.

Başka bir ifadeyle bilgi teknolojisi, bilgi sisteminin araçlarını sağlar; bilgi sistemi ise bu araçları işletme hedefleri doğrultusunda anlamlı şekilde kullanır. Bu ayrım sınavlarda doğrudan veya dolaylı şekilde sorulabilir.

7) İnsan Unsurunun Merkezi Rolü

Bilgi sistemlerinin en önemli unsuru insan gücüdür. İnsan unsuru çıkarıldığında geriye yalnızca donanım, depolama ortamları, yazılımlar, uygulama kodları ve benzeri teknoloji bileşenleri kalır. Bunları bir araya getirip anlamlı bir bütün oluşturan, sistemin amaçlara hizmet etmesini sağlayan insan unsurudur.

Bilgi sistemlerinin etkin çalışması insan gücüne bağlıdır. Çünkü sistemlerin tasarlanması, işletilmesi, izlenmesi, yorumlanması ve iyileştirilmesi insan tarafından yapılır. Bu yüzden bilgi sistemleri alanında insan kaynağı, teknik altyapı kadar kritik bir unsurdur.

8) İş Süreçleriyle İlişkisi

Bilgi sistemleri, işletmenin iş süreçlerini gerçekleştirmeye, kolaylaştırmaya ve hızlandırmaya yarayan tüm bilgi teknolojisi unsurları ile bunları kullanılabilir hale getiren insan gücünün toplamı olarak değerlendirilebilir. Bu nedenle bilgi sistemleri yalnızca raporlama için değil; iş süreçlerinin yürütülmesi için de kritik önemdedir.

Siparişten tahsilata, muhasebeden insan kaynaklarına, müşteri hizmetlerinden risk yönetimine kadar çok sayıda süreç, bilgi sistemleri tarafından desteklenir. Sistemlerin yavaşlığı, hatalı işlemesi veya güvenilir olmaması doğrudan iş süreçlerine zarar verir.

9) Veri ile Bilgi Arasındaki Dönüşüm

Bilgi sistemleri içsel ve dışsal verileri girdi olarak alır, bunları işler ve anlamlı bilgilere dönüştürür. Bu yönüyle sistemin temel değeri, ham veriyi işlenmiş bilgiye çevirebilmesidir. Ham veri tek başına çoğu zaman karar üretmez; fakat sistematik işleme sonucunda yönetsel anlam taşıyan bilgiye dönüşebilir.

Bu dönüşüm yapılmadığında işletme veri zenginliğine rağmen bilgi fakiri kalabilir. Bilgi sistemlerinin kritik rolü, tam da bu noktada ortaya çıkar.

10) Bölümün Sınav Mantığı

Bu bölümde asıl amaç, bilgi sistemlerini dar teknik bakış açısından çıkarıp, işletmenin karar alma ve iş süreçlerini destekleyen bütünleşik bir yapı olarak görmektir. Sınavda bilgi sistemi tanımı, temel işlevleri, amacı, insan unsuru, içsel ve dışsal veri kullanımı ile bilgi teknolojisi-bilgi sistemi ayrımı ön plana çıkabilir.

Bu yüzden bu ilk bölüm sadece tanım ezberi değil; sonraki konuların mantığını kuran bir temel olarak görülmelidir.

Final Özet (Sınavlık)

• Bilgi sistemleri, bilgi toplama, işleme, saklama, kullanma ve yayma amacıyla birlikte çalışan ilişkili unsurlardır.
• Bilgi sistemleri planlama, kontrol, analiz ve karar verme süreçlerine hizmet eder.
• Bilgi sistemlerinin amacı, ihtiyaç duyulan bilgiyi güvenilir şekilde doğru zamanda ve yerde sunmaktır.
• Bilgi sistemleri içsel ve dışsal verileri birlikte kullanır.
• Bilgi teknolojisi, bilgi sisteminin teknik bileşenlerini ifade eder; bilgi sistemi ise daha geniş bir kavramdır.
• Bilgi sistemlerinin en önemli unsuru insan gücüdür.
• Ham veri, bilgi sistemleri aracılığıyla anlamlı bilgiye dönüşür.
• Bilgi sistemleri işletme iş süreçlerini gerçekleştirmeye, kolaylaştırmaya ve hızlandırmaya yardımcı olur.