Bilgi Sistemleri Yönetimi ve Denetimi

Bilgi Sistemleri Stratejisi

Bilgi Sistemleri Stratejisi

Bilgi sistemleri stratejisi, bilgi sistemleri yönetişimi kavramlarının en önemli halkalarından biridir. Çünkü bilgi sistemleri yönetişimi genel çerçeveyi, bilgi sistemleri stratejisi ise bu çerçevede hangi hedeflere nasıl gidileceğini ortaya koyar. Kitapta da bilgi sistemleri stratejisinin, bilgi sistemlerinin işletme hedeflerinin gerçekleştirilmesine nasıl yardımcı olacağının planlanması ve tarif edilmesi olduğu açıkça belirtilmektedir. Bu yönüyle bilgi sistemleri stratejisi, teknik tercihlerin rastgele belirlenmesi değil; iş hedefleriyle bağlantılı, öncelikleri tanımlanmış ve ölçülebilir bir yol haritası oluşturulmasıdır.

1) Bilgi Sistemleri Stratejisinin Tanımı

Bilgi sistemleri stratejisi, bilgi sistemlerinin işletme hedeflerinin gerçekleştirilmesine nasıl yardımcı olacağının planlanmasıdır. Bu strateji, işletmenin yakın ve orta vadede bilgi sistemleri önceliklerini ve hedeflerini belirler. Böylece bilgi sistemleri yatırımları, gelişigüzel değil; belirlenmiş hedefler doğrultusunda şekillenir.

Burada kritik nokta, bilgi sistemleri stratejisinin sadece teknoloji listesi veya proje kataloğu olmamasıdır. Asıl mesele, bilgi sistemlerinin iş hedeflerine hangi mantıkla hizmet edeceğini ortaya koymaktır. Bu nedenle bilgi sistemleri stratejisi, teknoloji tercihinden önce amaç ve yön belirleme dokümanıdır.

2) İş Stratejisi ile Uyum

Kitapta açık biçimde vurgulandığı üzere bilgi sistemleri stratejisi, bir tür fonksiyon stratejisidir. Bu nedenle işletme stratejisine bağlıdır ve ondan bağımsız düşünülemez. İşletme stratejisinin olması, bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesi için bir ön koşuldur. Bilgi sistemleri stratejisindeki hedefler belirlenirken, işletme stratejisindeki hedefler sınır oluşturur. Başka bir ifadeyle bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesi sırasında işletme stratejisinin dışına çıkılamaz.

Bu uyum, yalnızca teorik bir beklenti değildir; aynı zamanda denetimde de aranacak temel hususlardan biridir. Bilgi sistemleri stratejisindeki her hedefin, bir işletme stratejisine veya iş hedefine bağlanabilir olması gerekir. Eğer bu ilişki görünmüyorsa, bilgi sistemleri-iş uyumu açısından ciddi risk oluşur.

3) IT Yatırımlarının Yönlendirilmesi

Bilgi sistemleri stratejisinin en önemli işlevlerinden biri, bilgi sistemleri yatırımlarını yönlendirmesidir. Kitapta bu husus açıkça yer alır. Bilgi sistemleri yatırımları ve çalışmaları, işe değer katacak biçimde işletme stratejisi ile uyumlu olmalıdır. Bu uyum strateji dokümanında açıkça görülebilmelidir.

Bu çerçevede yatırım kararları yalnızca teknik ihtiyaç veya moda teknoloji tercihiyle verilmez. Hangi yatırımın hangi iş hedefine hizmet ettiği, hangi boşluğu kapattığı, hangi faydayı yaratacağı ve hangi kaynaklarla gerçekleştirileceği stratejik düzeyde belirlenmelidir. Bu yüzden bilgi sistemleri stratejisi, yatırım kararlarını iş hedeflerine bağlayan köprü görevi görür.

4) Hedef Belirleme

Bilgi sistemleri stratejisinin temel fonksiyonlarından biri, bilgi sistemleri önceliklerini ve hedeflerini belirlemektir. Hedef belirleme sürecinde önce işletmenin stratejik hedefleri anlaşılmalı, ardından bilgi sistemlerinin bu hedeflere hangi katkıyı sağlayabileceği araştırılmalıdır. Kitapta, işletmenin her bir iş hedefi için bilgi sistemlerinin neler yapabileceğinin araştırılması gerektiği ifade edilmektedir.

Bunun devamında stratejinin kapsamı, süresi, paydaşları ve kısıtları belirlenir. Ardından mevcut durum analizi yapılır, mevcut sistemlerin envanteri çıkarılır, eksikler ve darboğazlar tespit edilir, henüz mevcut olmayan fakat işletme hedeflerini gerçekleştirmeye yardımcı olacak bilgi sistemleri çözümleri belirlenir. Boşluk analizi ve önceliklendirme yapıldıktan sonra hedeflerin daha net hale gelmesi sağlanır.

5) Strateji Geliştirme Sürecinde Aşamalar

Kitapta bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesinde kullanılabilecek genel yaklaşım da sıralanmaktadır. Buna göre geliştirilecek sistemin yapısı ve amacı belirlenmeli; işletmenin misyonu, vizyonu ve stratejik hedefleri anlaşılmalı; iş süreçleri ve veri ihtiyaçları analiz edilmeli; mevcut durumun fotoğrafı çekilmeli; mevcut olmayan ancak gerekli çözümler belirlenmeli; boşluk analizi yapılmalı; ihtiyaç duyulan kaynaklar ve yetkinlikler tespit edilmeli; önceliklendirme ve zaman planı yapılmalıdır.

Bu anlatım bize şunu gösterir: bilgi sistemleri stratejisi tek cümlelik niyet belgesi değil, yapısal analizlere dayanan planlı bir geliştirme sürecidir. Hedefler de ancak bu sistematik süreç sonunda anlam kazanır.

6) Performans Ölçümü

Bilgi sistemleri stratejisinin varlığı kadar, bu stratejinin ne ölçüde gerçekleştiğinin izlenmesi de önemlidir. Kitapta bilgi sistemleri stratejisinin performansının ölçülebilmesi gerektiği açıkça belirtilmektedir. Ayrıca strateji geliştirme sürecinin sonunda gerçekleşmelerin ölçümü için yöntem ve metriklerin belirlenmesi gerektiği ifade edilir.

Bu nedenle performans ölçümü, stratejinin sonradan hatırlanan ek bir unsuru değil; başlangıçtan itibaren tasarlanması gereken parçasıdır. Hangi hedefin hangi ölçütle takip edileceği, kimin ölçümden sorumlu olacağı ve sonuçların nasıl değerlendirileceği belirli olmalıdır. Ölçülemeyen strateji, yönetilemeyen strateji haline gelir.

7) Rollerin ve Sorumlulukların Belirlenmesi

Bilgi sistemleri stratejisinin özellikleri arasında rollerin ve sorumlulukların belirlenmesi de sayılmaktadır. Çünkü stratejinin uygulanabilmesi için yalnızca hedeflerin bilinmesi yetmez; bu hedefler doğrultusunda kimlerin hangi görevi üstleneceği de netleşmelidir.

Denetim açısından bakıldığında da bu konu önemlidir. İşletme stratejisi geliştirilirken bilgi sistemleri üst yönetiminin, bilgi sistemleri stratejisi geliştirilirken ise iş birimlerini temsil eden üst yönetimin süreçte yer alması beklenir. Bu katılım eksikliği, bilgi sistemleri-iş uyumu açısından risk doğurur.

8) Kısa, Orta ve Uzun Vadeli Planlar

Kitapta bilgi sistemleri stratejisinin gerçekleştirilmesi için bilgi sistemleri yönetimi tarafından kısa, orta ve uzun vadeli planların hazırlanması gerektiği belirtilmektedir. Bu husus, stratejinin yalnızca üst düzey yön belirleme belgesi olmadığını; uygulamaya aktarılacak alt planlarla desteklenmesi gerektiğini gösterir.

Böylece stratejik hedefler zaman ufkuna yayılarak uygulanabilir hale gelir. Yakın dönem öncelikleri, orta vadeli geçişler ve daha uzun vadeli dönüşümler birlikte düşünüldüğünde bilgi sistemleri stratejisi kurumsal hareket planına dönüşür.

9) Esneklik ve Güncellenebilirlik

Bilgi sistemleri stratejisinin özellikleri arasında güncellenebilmesi ve esnek olması da yer almaktadır. Çünkü iş hedefleri, mevzuat, teknolojik gelişmeler ve çevresel koşullar zaman içinde değişebilir. Strateji de bu değişimlere tamamen kapalı sabit bir belge olarak kalmamalıdır.

Bununla birlikte esneklik, keyfî değişiklik anlamına gelmez. Güncelleme sürecinin nasıl işleyeceği, hangi durumlarda stratejinin gözden geçirileceği ve kimlerin bu süreci başlatacağı açık olmalıdır. Bu yaklaşım, stratejinin hem canlı hem de kontrollü kalmasını sağlar.

10) Değerlendirme ve Denetim Perspektifi

Bilgi sistemleri stratejisinin değerlendirilmesinde, seçilen yöntem ne olursa olsun sürecin yazılı ve üst yönetimce onaylanmış olması gerekir. Ayrıca bilgi sistemleri stratejisinden önce işletme stratejisinin varlığı sorgulanmalıdır. İşletme stratejisi ile bilgi sistemleri stratejisi beraber değerlendirilmelidir.

Denetimde nesnel olarak bakılacak temel unsur, bu iki doküman arasındaki ilişkinin görülebilir, anlaşılabilir ve takip edilebilir olup olmadığıdır. Bilgi sistemleri stratejisindeki her hedef, işletme stratejisindeki bir hedefe bağlanabiliyorsa stratejik uyum daha güçlü kabul edilir.

11) Bölümün Sınav Mantığı

Bu bölümde sınav açısından asıl ayrım, bilgi sistemleri stratejisinin teknik projeler listesinden ibaret olmadığını anlamaktır. Bilgi sistemleri stratejisi, işletme stratejisine bağlı bir fonksiyon stratejisidir. Bu nedenle iş stratejisi ile uyum, yatırımların yönlendirilmesi, hedef belirleme ve performans ölçümü birlikte düşünülmelidir.

Sorular bazen doğrudan tanım, bazen “hangi ifade bilgi sistemleri stratejisinin özelliğidir?”, bazen de “işletme stratejisi yoksa ne olur?” şeklinde gelebilir. O nedenle kavramlar arasındaki bağ iyi kurulmalıdır.

Final Özet (Sınavlık)

• Bilgi sistemleri stratejisi, bilgi sistemlerinin işletme hedeflerine nasıl katkı sağlayacağının planlanmasıdır.
• Bilgi sistemleri stratejisi bir fonksiyon stratejisidir ve işletme stratejisine bağlıdır.
• İşletme stratejisi, bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesi için ön koşuldur.
• Bilgi sistemleri yatırımları ve çalışmaları, işe değer katacak biçimde işletme stratejisiyle uyumlu olmalıdır.
• Bilgi sistemleri stratejisi bilgi sistemleri önceliklerini ve hedeflerini belirler.
• Mevcut durum analizi, boşluk analizi, kaynak planlaması ve önceliklendirme strateji geliştirmede kritik aşamalardır.
• Gerçekleşmelerin ölçümü için yöntem ve metrikler belirlenmelidir.
• Roller ve sorumluluklar net olmalıdır.
• Bilgi sistemleri stratejisi kısa, orta ve uzun vadeli planlarla desteklenmelidir.
• Strateji yazılı, onaylı, esnek ve güncellenebilir olmalıdır.