Bilgi Sistemleri Yönetimi ve Denetimi

Strateji Geliştirme Süreci

Strateji Geliştirme Süreci

Bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesi, rastgele kararlar zinciri değildir. Kitapta da açıkça belirtildiği üzere işletmeler farklı modeller kullanabilse de, bilgi sistemleri stratejisi geliştirme sürecinde belirli bir mantık sırası izlenmelidir. Bu süreç; işletmenin amaçlarını ve stratejik yönünü anlamaktan başlayıp, veri ihtiyaçlarının ortaya konmasına, mevcut durumun analizine, boşlukların belirlenmesine ve uygulanabilir bir yol haritası oluşturulmasına kadar uzanır.

1) Sürecin Başlangıç Mantığı

Strateji geliştirme sürecinde ilk olarak geliştirilecek sistemin yapısı ve ne amaçla çalışacağı belirlenmelidir. Bunun ardından işletmenin amaçları, değerleri ve ulaşmak istediği yer anlaşılmalıdır. Başka bir ifadeyle misyon ve vizyon bilinmeden, bilgi sistemleri stratejisi sağlıklı biçimde kurulamaz.

Bu yaklaşım bize bilgi sistemleri stratejisinin teknik taraftan değil, kurumsal amaçlardan başladığını gösterir. Bilgi sistemleri stratejisi, işin neye ulaşmak istediğini anlamadan kurulamaz.

2) İşletme Stratejisinin İncelenmesi

Kitaba göre bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesine ilk önce işletme stratejisinin incelenmesiyle başlanır. Çünkü işletme stratejisi, bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesi için ön koşuldur. Bilgi sistemleri stratejisindeki hedefler belirlenirken işletme stratejisindeki hedefler sınır oluşturur.

Bu nedenle bilgi sistemleri stratejisi geliştirme sürecinde işletme stratejisinin dışına çıkılamaz. Bilgi sistemleri tarafı, işletmenin hangi hedeflere yöneldiğini bilmeden kendi başına hedef seti oluşturamaz. Bu nokta sınavda çok kritik bir ayrımdır.

3) İş Süreçlerinin Anlaşılması

Strateji geliştirme sürecinde işletmenin her bir stratejik hedefini gerçekleştirmek için işlettiği veya işleteceği iş süreçleri anlaşılmalıdır. Çünkü bilgi sistemleri, doğrudan iş süreçlerini destekler. Süreç anlaşılmadan neyin destekleneceği, hangi noktada iyileştirme gerektiği veya hangi çözümün değer yaratacağı görülemez.

Bu aşama, bilgi sistemleri stratejisinin teknik altyapı değil iş akışı odaklı kurulması gerektiğini gösterir.

4) Veri İhtiyaçları Analizi

Kitapta bir sonraki aşama olarak işletmenin veri ihtiyaçlarının belirlenmesi gerektiği açıkça ifade edilmektedir. Günümüzde her işletmede belirli bir veri dolaşımı vardır. Bu veri dolaşımını ortaya çıkarmak için işletmenin fonksiyonları ve bu fonksiyonları yerine getirirken işlettiği süreçler incelenmelidir.

Bu analizde şu soruların cevaplanması gerekir: Süreç hangi veriyi kullanıyor? Bu veriyi nereden elde ediyor? Sonuçta nasıl bir veri oluşturuyor? Ve bu veriyi nereye iletiyor? İşte veri ihtiyaçları analizi, bilgi sistemlerinin hangi veriye neden ihtiyaç duyduğunu ve veri akışının nasıl işlediğini anlamayı sağlar.

5) İş Hedefleri İçin Bilgi Sistemleri Çözümlerinin Araştırılması

Veri ihtiyaçları anlaşıldıktan sonra işletmenin her bir iş hedefi için bilgi sistemlerinin neler yapabileceği araştırılmalıdır. Bu aşama, bilgi sistemlerinin iş hedeflerine somut katkısını tasarlama aşamasıdır. Yani sadece mevcut sistemi incelemek değil, iş hedeflerine ulaşmayı kolaylaştıracak çözüm setlerini düşünmek gerekir.

Burada aynı zamanda bilgi sistemleri stratejisinin kapsamı, süresi, paydaşları ve kısıtları da belirlenir. Yasal, kurumsal ve operasyonel sınırlayıcılar dikkate alınmadan geliştirilen strateji eksik kalır.

6) Mevcut Durum Analizi

Kitaba göre mevcut durumun analizi yapılmalıdır. Bunun için işletmede hâlihazırda hangi sistemlerin bulunduğu belirlenmeli, bilgi sistemleri uygulama ve hizmetlerinin envanteri çıkarılmalı ve bunların kullanımı incelenmelidir. Bu aşama, mevcut işleyen sistemin adeta fotoğrafının çekilmesidir.

Mevcut durum analizi sayesinde darboğazlar, eksiklikler, tekrarlar, işleyen ve işlemeyen süreçler görünür hale gelir. Bu nedenle mevcut durum analizi, strateji geliştirme sürecinin en kritik aşamalarından biridir. Çünkü işletmenin bugün nerede olduğu netleşmeden yarın nereye gitmesi gerektiği sağlıklı biçimde ortaya konamaz.

7) Henüz Mevcut Olmayan Çözümlerin Belirlenmesi

Kitapta mevcut durum analizinden sonra, işletme stratejisindeki hedefleri gerçekleştirmeye yarayacak; ancak henüz mevcut olmayan bilgi sistemleri çözümlerinin belirlenmesi gerektiği ifade edilmektedir. Bu aşama geleceğe dönük tasarım boyutudur.

Yani sadece var olan sistemleri değerlendirmek yetmez; ihtiyaç duyulan ama işletmede henüz bulunmayan çözümler de tanımlanmalıdır. Böylece strateji geliştirme süreci, mevcut yapının korunmasından ziyade hedefe ulaştıracak dönüşüm adımlarını belirler.

8) Boşluk Analizi

Kitapta açıkça belirtildiği üzere boşluk analizi yapılmalı ve bulunulan yer ile varılmak istenen yer arasındaki farklılıklar bilgi sistemleri bazında belirlenmelidir. Boşluk analizi, mevcut yapı ile hedeflenen yapı arasındaki mesafeyi görünür kılar.

Bu nedenle boşluk analizi sadece eksik listesi çıkarmak değildir. Aynı zamanda hangi alanlarda dönüşüm gerektiğini, hangi kabiliyetlerin eksik olduğunu ve hangi yatırımların öncelikli hale geldiğini gösteren stratejik bir araçtır.

9) Kaynak ve Yetkinlik Planlaması

Boşluk analizi sonrasında gerekli kaynaklar ve yetkinlikler belirlenmeli, mevcut olmayanların edinimi konusunda planlama yapılmalıdır. Bu kaynaklar yalnızca teknoloji ile sınırlı değildir; insan kaynağı, zaman, bütçe ve organizasyonel kapasite de bu çerçevede düşünülmelidir.

Çünkü hedefe ulaşmak için neyin eksik olduğu kadar, bu eksiklerin nasıl tamamlanacağı da stratejik sürecin parçasıdır.

10) Yol Haritası Oluşturma

Strateji geliştirme sürecinin en somut çıktılarından biri yol haritasıdır. Kitapta bu aşama, yapılacaklar arasında bir önceliklendirme yapılması ve zaman planı hazırlanması şeklinde ifade edilmektedir. Bu yönüyle yol haritası, hangi işin önce yapılacağını, hangi adımların hangi sırayla ilerleyeceğini ve zaman boyutunda nasıl yayılacağını gösterir.

Yol haritası oluşturulurken iş hedeflerine bağlı önceliklendirme yapılması gerekir. Çünkü her iyileştirme aynı derecede önemli değildir. Öncelikler doğru belirlenmezse kaynaklar da yanlış yönlendirilir. Bu nedenle yol haritası, stratejinin operasyonel çerçeveye dönüştüğü aşamadır.

11) Ölçüm ve İzleme Boyutu

Kitapta strateji geliştirme sürecinin sonunda gerçekleşmelerin ölçümü için yöntem ve metriklerin belirlenmesi gerektiği belirtilmektedir. Bu da bize yol haritasının yalnızca yapılacaklar listesi olmadığını, aynı zamanda izlenebilir bir plan olması gerektiğini gösterir.

Hangi adımın başarıyla tamamlandığı, hangi hedefte geride kalındığı ve hangi kaynağın ne ölçüde etkili kullanıldığı bu ölçümler sayesinde görülebilir. Böylece strateji geliştirme süreci, yazılıp bırakılan belge olmaktan çıkar; izlenen ve yönetilen canlı yapıya dönüşür.

12) Bölümün Sınav Mantığı

Bu bölümde asıl mantık, strateji geliştirme sürecinin sistematik olduğunu görmektir. İşletmenin yönünü anlamadan hedef belirlenmez. Süreçler ve veri ihtiyaçları analiz edilmeden çözüm tasarlanmaz. Mevcut durum analiz edilmeden boşluk bulunmaz. Boşluk belirlenmeden de yol haritası kurulamaz.

Sınavda bu adımlar bazen sıralama sorusu, bazen kavram karşılaştırması, bazen de “hangisi strateji geliştirme sürecinin unsurlarındandır?” biçiminde gelebilir. Bu yüzden süreç akışını mantık sırasıyla öğrenmek gerekir.

Final Özet (Sınavlık)

• Strateji geliştirme süreci, işletmenin amaçları, değerleri, misyonu ve vizyonunun anlaşılmasıyla başlar.
• Bilgi sistemleri stratejisinin geliştirilmesinde ilk adımlardan biri işletme stratejisinin incelenmesidir.
• İş süreçleri anlaşılmadan bilgi sistemleri stratejisi sağlıklı kurulamaz.
• Veri ihtiyaçları analizi; hangi verinin kullanıldığı, nereden geldiği, neye dönüştüğü ve nereye aktarıldığını ortaya koyar.
• Mevcut durum analizi, mevcut işleyen sistemin fotoğrafının çekilmesidir.
• Henüz mevcut olmayan ama hedefe ulaşmak için gerekli çözümler de belirlenmelidir.
• Boşluk analizi, bulunulan yer ile varılmak istenen yer arasındaki farkı gösterir.
• Kaynak ve yetkinlik planlaması, bu farkı kapatmak için neye ihtiyaç olduğunu belirler.
• Yol haritası, önceliklendirme ve zaman planı üzerinden oluşturulur.
• Gerçekleşmelerin ölçümü için yöntem ve metrikler belirlenmelidir.